Send invitation to the employee portal

What will you learn?

• Send an invitation to a collaborator
  individually.
• Enable access to the portal
  for all active employees.
• Understand how an account is activated
  from the invitation email.
• Log in to the Employee Portal.
• Know the available tools
  within the portal.

Before starting

Log in to Payroll Plus
with a user who has the permissions
necessary to manage
collaborators and configure
the portal access.

Verify that the collaborators to whom
you want to send the invitation are
registered in the system and have
a correct email address,
since the invitation will be sent
to that address.

Planillas Plus has two methods
to enable access:

• Individual:
  from an employee's file.
• Massive:
  from the system configuration,
  for active employees.

Step 1. Send an individual invitation

This procedure allows enabling
access to the portal for a specific employee
specific, without sending
to all employees of the company.

1. From the left side menu,
   log in to
   Employees.
2. Search for the collaborator to
   you want to send the invitation.
3. Select the collaborator
   and click on
   Edit.
4. In the top right corner
   from your file, locate
   the option
   Give access to the Portal
   of the Collaborator.
5. Select that option
   to start the sending
   of the invitation.
6. Wait for the system
   complete the process
   and display the confirmation
   corresponding.

The invitation will be sent to
registered email
for that collaborator.

Step 2. Send invitations
in bulk

If you need to enable the portal
for multiple collaborators,
Planillas Plus has a
mass activation option.

1. From the main menu,
   scroll down to the part
   bottom of the side menu.
2. Log in to
   Settings.
3. Find the section
   Collaborator Portal,
   located at the bottom
   of the configuration.
4. Locate the option
   Enable access for
   all collaborators.
5. Select this option
   to start the activation
   massive access.

The system will send the invitation
to the
collaborators who
are active
in the company.

Step 3. Activate the account from
the invitation email

Once the invitation is sent,
the collaborator must review
their email
to complete the activation.

1. Log in to the email
   associated with the employee.
2. Locate the sent message
   from Planillas Plus
   to enable access.
3. Open the message
   and select the option
   Create Password.
4. Complete the form
   of activation that
   will open from the link.
5. Set a password
   and finish the process
   of registration.

The collaborator will use
their credentials to access
subsequently to the portal.

Step 4. Go to
Collaborator Portal

After creating the password,
the employee can log in
to the system and access
the companies they have
available in their session.

1. Log in to
   
   Payroll Plus
   .
2. Log in using
   the credentials
   of your account.
3. If a list appears
   of companies,
   identify the company
   to which you want to enter.
4. Select the company
   corresponding.
5. Enter the
   Collaborator Portal.

On the main screen
you will find the tools
available to consult
employment information
and carry out procedures
from the portal.

Step 5. Learn the features
of the Collaborator Portal

Once inside the portal,
the collaborator will be able to access
to the available options
according to the configuration
and the recorded information
for your company.

5.1. Employee profile

From the profile option,
the employee can consult
the related information
with your account and the data
personal or professional
that the portal shows.

5.2. Mark Hours

This functionality is related
to the attendance record
of the employees who use
the time‑clock system
of hours of Planillas Plus.

From this section
the employee can:

• Register your marks
  of attendance.
• Seleccionar el tipo de marcaje
  corresponding.
• Registrar o seleccionar
  información del centro de costos
  when applicable.
• Consultar la información
  de ubicación asociada
  al marcaje, cuando esté disponible.
• Revisar el historial
  de marcas registradas.

Esta opción permite dar
seguimiento a los registros
de entrada, salida y otros
movimientos de la jornada.

5.3. Vacaciones

Desde el apartado
Vacations,
the employee can consult
la información disponible
sobre sus vacaciones
y presentar solicitudes.

Las solicitudes pueden mostrar
distintos estados
según la revisión realizada
por el usuario autorizado
de Recursos Humanos.

Los estados que puede encontrar son:

• Pendiente:
  la solicitud está a la espera
  de una decisión.
• Aceptada:
  la solicitud fue aprobada.
• Rechazada:
  la solicitud no fue aprobada.

El colaborador puede revisar
el estado de sus solicitudes
from the portal.

5.4. Ausencias y Llegadas tardías

Esta sección permite consultar
las ausencias y llegadas tardías
registradas para el colaborador.

Su finalidad es facilitar
la revisión y el seguimiento
de incidencias relacionadas
con la asistencia.

5.5. Constancias

En la sección
Constancias,
the employee can consult
las constancias laborales
o salariales que se encuentren
disponibles en el portal.

Estas constancias pueden
utilizarse como documentación
de respaldo para diferentes
gestiones personales.

5.6. Incapacidades

From this section,
el colaborador puede
consultar y registrar
solicitudes relacionadas
con incapacidades,
utilizando las opciones
habilitadas por el sistema.

También puede revisar
la información registrada
y el estado de sus solicitudes.

Al igual que ocurre
con las vacaciones,
las solicitudes pueden
encontrarse pendientes,
aceptadas o rechazadas,
según la gestión realizada
por el área correspondiente.

5.7. Colillas de pago

La sección
Colillas de pago
permite al colaborador
consultar los comprobantes
de pago disponibles.

Desde esta pantalla
puede visualizar
sus colillas y descargar
los documentos
que necesite conservar.

La disponibilidad de
los comprobantes dependerá
de la información registrada
y puesta a disposición
in the system.

Paso 6. Utilizar filtros
y opciones de visualización

El Collaborator Portal
también dispone de herramientas
que facilitan la consulta
de información.

Filtros de búsqueda

En diferentes secciones
del portal encontrarás
filtros ubicados
en la parte superior.

Estos permiten consultar
la información disponible
de acuerdo con los criterios
que presente cada pantalla.

Cambiar el idioma

El portal incorpora una
opción para cambiar
el idioma de la interfaz
cuando sea necesario.

Modo claro y modo oscuro

También es posible
cambiar la apariencia
visual del portal
entre modo claro
y modo oscuro.

Estas opciones permiten
adaptar la visualización
a las preferencias
of the collaborator.

Important recommendations

• Revisa que el correo
  employee's email
  sea correcto antes de
  enviar una invitación.
• Utiliza el envío individual
  cuando necesites habilitar
  el acceso únicamente
  para una persona.
• Antes de realizar
  una activación masiva,
  confirma cuáles colaboradores
  aparecen activos.
• Indica al colaborador
  que debe crear su contraseña
  desde el mensaje recibido
  en su correo electrónico.
• Recomienda utilizar
  una contraseña segura
  y mantenerla privada.
• Verify that the collaborator
  seleccione la empresa correcta
  al ingresar al portal.
• Recuerda que algunas funciones
  dependen de la información
  y las opciones habilitadas
  para cada empresa.

Do you need additional help?

If you have questions about
el envío de invitaciones,
la activación de cuentas
o el acceso al Portal
of the Collaborator,
comunícate con nuestro equipo
of technical support
of Mondragón & Associates.