Vacation management

What will you learn?

• Check the available vacation days
  from a collaborator.
• Understand the vacation periods
  and their closing dates.
• Set up initial balances
  when registering employees.
• Consult reports and movements
  on vacation.
• Export information to Excel.
• Register vacation from Events.
• Manage incoming requests
  from the Collaborators Portal.
• Generate, download and send documents
  related to vacations.

Before starting

Log in to Payroll Plus
with a user who has the permissions
necessary to consult collaborators,
manage vacations and access the
corresponding reports.

To use these features,
check that the collaborators are
registered and that their employment data,
especially the
date of hire,
be correct.

If you are going to register vacation periods,
it is also important to check the schedule
of the employee, since the system it
use to determine the days that
correspond to the event.

Step 1. Check the vacations
of an employee

1. From the left side menu,
   log in to
   Employees.
2. Locate the employee who
   you want to consult.
3. Select
   View
   or
   Edit.
4. Within the information of the
   collaborator, open the tab
   Vacations.
5. Check the available days,
   the corresponding period
   and vacation information
   presented by the system.

Planillas Plus updates the balance
according to the vacation calculation
that applies to the configuration
of the collaborator.

For this reason, the result may
include decimal values and vary
as time passes
or movements are recorded.

Step 2. Understand the periods
and the closing dates

Within the vacation information,
Planillas Plus presents the periods
of the employee and the dates
corresponding to its control.

These periods are related
to the hiring date
recorded in the system.

Tutorial example

A collaborator is used in the video
whose hiring date is
the April 28, 2025.

It is shown in the file
a period with closing in
April 2026,
and subsequently begins
a new period for control
on vacation.

The date presented in the software
corresponds to the configured period
for that collaborator.

What happens when closing a period?

The system separates the vacations
corresponding to the previous period
of those that are generated
during the new period.

If there are pending days,
the system configuration
determines how they are reflected
in the available balance.

Accumulative Option

Planillas Plus has the option
Accumulative,
related to the handling of
days pending from previous periods.

As shown in the tutorial,
this option allows to transfer
to the displayed balance certain
pending days from a previous period.

Step 3. Set up a balance
initial vacation

During creation or import
of employees, Planillas Plus
allows registering a
Initial vacation balance.

This option is useful when
is incorporated into the system
an employee who already has
a work history
and a vacation balance
previously determined.

1. Enter the creation process
   or employee import.
2. Complete the information
   of the collaborator.
3. Go to the section
   Vacations.
4. Locate the field
   Initial balance
   on vacation.
5. Enter the balance
   previously verified
   which corresponds to the collaborator.
6. Continue and save
   the information.

Example

If when starting to use
Planillas Plus a collaborator
has a verified balance
of 15 days,
that data can be used
as initial balance
when applicable.

It is important to confirm
the date it corresponds to
that balance to avoid duplicating
days that the system
already calculated.

Step 4. View the report
on vacation

To view the history
and the detail of the periods,
use the reports module.

1. In the left side menu,
   select
   Reports.
2. Log in to
   Vacations.
3. Search for the collaborator
   that you need to consult.
4. Select
   View details.
5. Check the periods
   and movements
   that appear in the report.

In this view you can consult
information such as:

• Vacation periods.
• Closing dates.
• Days used.
• Accumulated days.
• Available days.

Report example

It is shown in the video
a previous period
with 11 pending days
and a current period
with 2,25 available days.

The demonstration explains
that, when moving those
11 pending days via
the corresponding configuration,
the displayed balance could
reach
13,25 days.

Step 5. Review the summary
vacation by payroll

The system also provides
of summarized information
vacation by payroll.

In this section, they are presented
values calculated from
of the salary information
y de la periodicidad
of the spreadsheet.

En el tutorial se menciona
un porcentaje de
4,17 %
utilizado en el resumen
on vacation sobre
el salario bruto.

Este porcentaje se presenta
como parte del cálculo
mostrado por el software.
No debe confundirse
automáticamente con
el monto definitivo
que corresponde pagar
por vacaciones disfrutadas
o pendientes.

Paso 6. Comprender
los saldos negativos

En determinados registros,
Payroll Plus puede presentar
un saldo de vacaciones negativo.

El tutorial muestra
como ejemplo un saldo de
-5,7 días.

Este valor indica que,
según los movimientos
y cálculos registrados
en ese expediente,
el saldo disponible
se encuentra por debajo de cero.

Conforme transcurre el tiempo,
el sistema puede continuar
realizando los cálculos
correspondientes to the collaborator.

Paso 7. Exportar los informes
on vacation a Excel

Planillas Plus allows exportar
la información on vacation
para realizar consultas
y revisiones adicionales.

1. Log in to
   Informes → Vacaciones.
2. Select the collaborator
   o los colaboradores
   que deseas consultar,
   según las opciones
   disponibles en la pantalla.
3. Si necesitas consultar
   un período específico,
   establece el rango
   de fechas correspondiente.
4. Utiliza la opción
   de exportación a
   Excel.
5. Revisa el archivo
   descargado y comprueba
   que la información
   corresponda al período
   seleccionado.

Esta función es útil
para revisar los saldos
de uno o varios colaboradores
y conservar reportes
de períodos determinados.

Paso 8. Consultar
vacaciones registradas
desde Eventos

Además de los informes,
Planillas Plus provides
del módulo
Eventos,
desde el cual se pueden
registrar y consultar
vacaciones.

1. Enter the module
   Eventos.
2. Accede al apartado
   of Vacations.
3. Utiliza los filtros
   disponibles para localizar
   los eventos registrados.
4. Revisa el colaborador,
   las fechas y el estado
   de cada registro.

En esta sección también
encontrarás opciones
relacionadas con
los documentos generados
para las vacaciones.

Paso 9. Crear
un evento on vacation

Desde el módulo de Eventos,
puedes registrar las vacaciones
from a collaborator.

1. Log in to
   Eventos → Vacaciones.
2. Select the option
   para crear o registrar
   un nuevo evento
   on vacation.
3. Select the employee
   corresponding.
4. Indica la fecha inicial
   y la fecha final
   del período solicitado.
5. Check the quantity
   de días que presenta
   el sistema.
6. Agrega una descripción
   u observación,
   si corresponde.
7. Guarda el evento.

Una vez registrado,
podrás consultar
el evento en la sección
on vacation.

Importancia del horario
del colaborador

The tutorial explains
que el sistema toma
en cuenta el horario
configurado al determinar
los días correspondientes
a un evento on vacation.

Por ejemplo, si un colaborador
tiene configurado
que no trabaja
los sábados y domingos,
el cálculo mostrado
en la demostración
excluye esos días
del período seleccionado.

Cuando no existe
un horario configurado,
el tutorial indica
que el sistema
puede contabilizar
esos días dentro
del evento.

En el video: 06:44–07:40.

Paso 10. Gestionar
las solicitudes del
Portal de Colaboradores

Los colaboradores que
utilizan el
Portal de Colaboradores
pueden presentar solicitudes
on vacation.

Estas solicitudes pueden
ser revisadas desde
el módulo de gestión
corresponding
por el usuario autorizado.

As shown
in the tutorial,
el encargado de
Recursos Humanos
puede
aceptar
or
rechazar
las solicitudes recibidas.

Por otra parte,
los eventos registrados
directamente por
el administrador
desde el sistema
pueden quedar
aceptados al guardarse,
according to
el funcionamiento
mostrado en el video.

Revisa siempre el estado
antes de considerar
que una solicitud
ha sido aprobada.

Paso 11. Generar,
descargar y enviar
documentos on vacation

Dentro de los eventos
on vacation,
Planillas Plus allows
gestionar documentos
relacionados con
el período registrado.

Consultar el documento

1. Open
   Eventos → Vacaciones.
2. Localiza el evento
   corresponding
   to the collaborator.
3. Busca la opción
   de documentos
   o archivos.
4. Open the document
   generado por el sistema.
5. Si necesitas conservar
   una copia, utiliza
   la opción de descarga.

Enviar el documento
the employee

El sistema también permite
enviar el documento
al correo electrónico
registrado para el colaborador.

1. Comprueba que el correo
   registrado corresponda
   to the collaborator.
2. Desde el evento,
   selecciona la opción
   de envío del documento.
3. Confirma la operación
   when applicable.
4. Verifica el resultado
   of the shipment.

In the demonstration,
el colaborador recibe
un mensaje por correo
acompañado del
documento adjunto.

Adjuntar un documento firmado

Si necesitas conservar
un documento firmado
por el colaborador,
el sistema cuenta
con una opción
para subirlo
al evento correspondiente.

Esta funcionalidad
permite mantener
el respaldo documental
de las vacaciones registradas.

¿Qué hacer si necesitas
corregir un registro?

If you identify an error
en las fechas,
la cantidad de días
o el colaborador
de un evento,
revisa el registro
desde el módulo
on vacation.

The tutorial explains
el registro y la consulta
de eventos, pero no
muestra un procedimiento
completo para editar
un evento ya guardado.

Por eso, antes de modificar
o eliminar un registro,
verifica las acciones
que tu perfil tiene
habilitadas o solicita
asistencia al encargado
del sistema.

Important recommendations

• Verifica la fecha
  de contratación
  of the collaborator.
• Comprueba los saldos
  anteriores antes
  de registrar
  un saldo inicial.
• Check the periods
  y los días disponibles
  desde Informes.
• No interpretes
  un cierre de período
  como eliminación
  automática de derechos.
• Revisa los saldos
  negativos y los movimientos
  que los originaron.
• Confirma que el horario
  del colaborador esté
  correctamente registrado.
• Verifica las fechas
  y la cantidad de días
  before saving
  un evento.
• Revisa el correo
  employee's email
  antes de enviar documentos.
• Conserva los documentos
  de respaldo cuando
  corresponda.

Do you need additional help?

If you have questions
sobre los saldos,
las fechas de cierre,
los eventos o
las solicitudes de vacaciones,
puedes comunicarte
con nuestro equipo
of technical support
of Mondragón & Associates.

Para consultas relacionadas
con las disposiciones legales
sobre vacaciones en Costa Rica,
puedes consultar también
la información del

Ministerio de Trabajo
y Seguridad Social
.