Enviar invitación al portal del colaborador

¿Qué aprenderás?

• Enviar una invitación a un colaborador
  de manera individual.
• Habilitar el acceso al portal
  para todos los colaboradores activos.
• Comprender cómo se activa una cuenta
  desde el correo de invitación.
• Ingresar al Portal del Colaborador.
• Conocer las herramientas disponibles
  dentro del portal.

Antes de comenzar

Ingresa a Planillas Plus
con un usuario que tenga los permisos
necesarios para administrar
colaboradores y configurar
el acceso al portal.

Verifica que los colaboradores a quienes
deseas enviar la invitación estén
registrados en el sistema y tengan
un correo electrónico correcto,
ya que la invitación se enviará
a esa dirección.

Planillas Plus dispone de dos métodos
para habilitar el acceso:

• Individual:
  desde el expediente de un colaborador.
• Masivo:
  desde la configuración del sistema,
  para los colaboradores activos.

Paso 1. Enviar una invitación individual

Este procedimiento permite habilitar
el acceso al portal para un colaborador
específico, sin realizar un envío
a todos los colaboradores de la empresa.

1. Desde el menú lateral izquierdo,
   ingresa a
   Colaboradores.
2. Busca al colaborador al que
   deseas enviar la invitación.
3. Selecciona el colaborador
   y haz clic en
   Editar.
4. En la parte superior derecha
   de su expediente, localiza
   la opción
   Dar acceso al Portal
   del Colaborador.
5. Selecciona esa opción
   para iniciar el envío
   de la invitación.
6. Espera a que el sistema
   complete el proceso
   y muestre la confirmación
   correspondiente.

La invitación se enviará al
correo electrónico registrado
para ese colaborador.

Paso 2. Enviar invitaciones
de forma masiva

Si necesitas habilitar el portal
para varios colaboradores,
Planillas Plus dispone de una
opción de activación masiva.

1. Desde el menú principal,
   desplázate hasta la parte
   inferior del menú lateral.
2. Ingresa a
   Configuración.
3. Busca el apartado
   Portal de Colaborador,
   ubicado en la parte inferior
   de la configuración.
4. Localiza la opción
   Activar acceso para
   todos los colaboradores.
5. Selecciona esta opción
   para iniciar la activación
   masiva del acceso.

El sistema enviará la invitación
a los
colaboradores que
se encuentren activos
en la empresa.

Paso 3. Activar la cuenta desde
el correo de invitación

Una vez enviada la invitación,
el colaborador deberá revisar
su correo electrónico
para completar la activación.

1. Ingresa al correo electrónico
   asociado al colaborador.
2. Localiza el mensaje enviado
   desde Planillas Plus
   para habilitar el acceso.
3. Abre el mensaje
   y selecciona la opción
   Crear Contraseña.
4. Completa el formulario
   de activación que
   se abrirá desde el enlace.
5. Establece una contraseña
   y finaliza el proceso
   de registro.

El colaborador utilizará
sus credenciales para acceder
posteriormente al portal.

Paso 4. Ingresar al
Portal del Colaborador

Después de crear la contraseña,
el colaborador podrá ingresar
al sistema y acceder a
las empresas que tenga
disponibles en su sesión.

1. Ingresa a
   
   Planillas Plus
   .
2. Inicia sesión utilizando
   las credenciales
   de tu cuenta.
3. Si aparece una lista
   de empresas,
   identifica la empresa
   a la que deseas ingresar.
4. Selecciona la empresa
   correspondiente.
5. Ingresa al
   Portal del Colaborador.

En la pantalla principal
encontrarás las herramientas
disponibles para consultar
información laboral
y realizar gestiones
desde el portal.

Paso 5. Conocer las funcionalidades
del Portal del Colaborador

Una vez dentro del portal,
el colaborador podrá acceder
a las opciones disponibles
según la configuración
y la información registrada
para su empresa.

5.1. Perfil del colaborador

Desde la opción de perfil,
el colaborador puede consultar
la información relacionada
con su cuenta y los datos
personales o laborales
que el portal muestre.

5.2. Marcar Horas

Esta funcionalidad está relacionada
con el registro de asistencia
de los colaboradores que utilizan
el sistema de marcación
de horas de Planillas Plus.

Desde esta sección
el colaborador puede:

• Registrar sus marcas
  de asistencia.
• Seleccionar el tipo de marcaje
  correspondiente.
• Registrar o seleccionar
  información del centro de costos
  cuando corresponda.
• Consultar la información
  de ubicación asociada
  al marcaje, cuando esté disponible.
• Revisar el historial
  de marcas registradas.

Esta opción permite dar
seguimiento a los registros
de entrada, salida y otros
movimientos de la jornada.

5.3. Vacaciones

Desde el apartado
Vacaciones,
el colaborador puede consultar
la información disponible
sobre sus vacaciones
y presentar solicitudes.

Las solicitudes pueden mostrar
distintos estados
según la revisión realizada
por el usuario autorizado
de Recursos Humanos.

Los estados que puede encontrar son:

• Pendiente:
  la solicitud está a la espera
  de una decisión.
• Aceptada:
  la solicitud fue aprobada.
• Rechazada:
  la solicitud no fue aprobada.

El colaborador puede revisar
el estado de sus solicitudes
desde el portal.

5.4. Ausencias y Llegadas tardías

Esta sección permite consultar
las ausencias y llegadas tardías
registradas para el colaborador.

Su finalidad es facilitar
la revisión y el seguimiento
de incidencias relacionadas
con la asistencia.

5.5. Constancias

En la sección
Constancias,
el colaborador puede consultar
las constancias laborales
o salariales que se encuentren
disponibles en el portal.

Estas constancias pueden
utilizarse como documentación
de respaldo para diferentes
gestiones personales.

5.6. Incapacidades

Desde esta sección,
el colaborador puede
consultar y registrar
solicitudes relacionadas
con incapacidades,
utilizando las opciones
habilitadas por el sistema.

También puede revisar
la información registrada
y el estado de sus solicitudes.

Al igual que ocurre
con las vacaciones,
las solicitudes pueden
encontrarse pendientes,
aceptadas o rechazadas,
según la gestión realizada
por el área correspondiente.

5.7. Colillas de pago

La sección
Colillas de pago
permite al colaborador
consultar los comprobantes
de pago disponibles.

Desde esta pantalla
puede visualizar
sus colillas y descargar
los documentos
que necesite conservar.

La disponibilidad de
los comprobantes dependerá
de la información registrada
y puesta a disposición
en el sistema.

Paso 6. Utilizar filtros
y opciones de visualización

El Portal del Colaborador
también dispone de herramientas
que facilitan la consulta
de información.

Filtros de búsqueda

En diferentes secciones
del portal encontrarás
filtros ubicados
en la parte superior.

Estos permiten consultar
la información disponible
de acuerdo con los criterios
que presente cada pantalla.

Cambiar el idioma

El portal incorpora una
opción para cambiar
el idioma de la interfaz
cuando sea necesario.

Modo claro y modo oscuro

También es posible
cambiar la apariencia
visual del portal
entre modo claro
y modo oscuro.

Estas opciones permiten
adaptar la visualización
a las preferencias
del colaborador.

Recomendaciones importantes

• Revisa que el correo
  electrónico del colaborador
  sea correcto antes de
  enviar una invitación.
• Utiliza el envío individual
  cuando necesites habilitar
  el acceso únicamente
  para una persona.
• Antes de realizar
  una activación masiva,
  confirma cuáles colaboradores
  aparecen activos.
• Indica al colaborador
  que debe crear su contraseña
  desde el mensaje recibido
  en su correo electrónico.
• Recomienda utilizar
  una contraseña segura
  y mantenerla privada.
• Verifica que el colaborador
  seleccione la empresa correcta
  al ingresar al portal.
• Recuerda que algunas funciones
  dependen de la información
  y las opciones habilitadas
  para cada empresa.

¿Necesitas ayuda adicional?

Si tienes consultas sobre
el envío de invitaciones,
la activación de cuentas
o el acceso al Portal
del Colaborador,
comunícate con nuestro equipo
de soporte técnico
de Mondragón & Asociados.