Create loans and how to apply

What will you learn?

• Check the registered loans.
• Create loans with fixed installments.
• Register manual application loans.
• Select the item to perform the discount.
• Manage the loan statuses.
• Apply the loans during a payroll.
• Review the installments and outstanding balances.
• Check the history of payments made.

Before starting

Log in to Payroll Plus
with a user who has the permissions
necessary to manage loans
and work with spreadsheets.

Verify that the employee who
will have the loan registered
be created in the system.

You must also have a
deduction item
previously configured,
since it will be used
to apply the loan discount
on the spreadsheet.

Step 1. Enter the Loans module

1. From the left side menu,
   log in to Loans.
2. The system will display the loans
   registered for the collaborators.
3. Use the available filters
   to locate or consult
   the existing loans.

From this module you can register
new loans and consult
those that are already present
registered in the company.

Step 2. Learn the types of loans

Planillas Plus allows working
with two loan modalities.

Step 3. Register a loan
with fixed fee

To create a loan
whose discount is applied
automatically, follow these steps:

1. Enter the module
   Loans.
2. Select
   Register.
3. Search and select
   the employee
   who will receive the loan.
4. Enter the
   start date
   from which
   the loan will be applied.
5. Check the name
   that automatically generates
   the system. If necessary,
   you can modify it.
6. Enter the
   total loan amount.
7. Set the
   number of installments
   that will be used
   to make the discounts.
8. Select the
   deduction item
   corresponding.
9. Add a reason
   or a description,
   if you consider it necessary.
10. Press
    Save.

Once saved,
the loan will appear
in the module list
with the status
Active.

When the first
installment of ₡25,000,
the outstanding balance
of the loan will become
from ₡100,000 to ₡75,000.

According to the operation
shown in the tutorial,
upon completing the four installments
the system will change
the loan to the state
Finished.

Step 4. Manage the states
of a loan

From the loan list,
the system presents options
to view,
change the status
or delete a record.

Active Status

Indicates that the loan
is enabled
for the application
of the corresponding fees.

Paused State

Allows temporary suspension
the automatic application
of the loan installments.

This option can be used
when needed
stop the reductions
during a specific period.

Finalized State

Identify a loan
whose installment process
is completed.

In the fixed installment example,
the system changes to this state
when they are completed
the configured quotas.

Cancelled Status

Allows stopping the application
of new installments
when it is decided to cancel
the loan before completing
the scheduled payments.

The tutorial explains
that the system retains
the record up to the point
where they were left
to apply the quotas.

Delete a loan

The system also offers
the option to delete
a registered loan.

As shown
in the tutorial,
this action does not delete
the reductions that were already
applied in previous payrolls.

The movements
previously recorded
remain associated
to those spreadsheets.

Before deleting
a loan, check
if that's what you need
is to stop temporarily
the fees by
Paused
or finish your application
by another state.

Paso 5. Registrar un préstamo manual

La segunda modalidad
permite registrar un préstamo
sin establecer
una cuota fija
para cada planilla.

En esta modalidad,
el monto del rebajo
se define cuando
se aplica el préstamo
a la planilla correspondiente.

1. Log in to
   Loans.
2. Select
   Register.
3. Search and select
   to the collaborator.
4. Completa el
   total loan amount.
5. Check the fields
   obligatorios identificados
   con un asterisco rojo.
6. Para la modalidad manual,
   la demostración muestra
   que la start date
   y la number of installments
   no son campos obligatorios.
7. Select the
   deduction item
   que se utilizará
   para registrar los rebajos.
8. Completa los demás
   datos requeridos
   y guarda el préstamo.

Una vez registrado,
the loan will appear
en el listado,
pero sin una cuota fija
programada para aplicarse
automáticamente.

Paso 6. Crear a form
para aplicar los préstamos

Después de registrar
los préstamos,
puedes aplicarlos
al procesar a form
of the collaborator.

1. Enter the module
   de planillas.
2. Inicia la creación
   de una nueva planilla.
3. Complete the information
   solicitada por el sistema.
4. Selecciona la periodicidad
   corresponding.
   En el ejemplo se utiliza
   a form
   quincenal.
5. Establece las fechas
   of the spreadsheet.
6. Select the employee
   que tiene los préstamos
   registrados.
7. Continúa con el proceso
   de creación of the spreadsheet.

Cuando corresponda,
Payroll Plus aplicará
las cuotas fijas
de los préstamos activos
que estén programados
para esa planilla.

Ejemplo de la cuota automática

En el tutorial,
el sistema aplica
automáticamente
un rebajo de
₡25.000.

Este monto corresponde
a la primera cuota
del préstamo fijo
de ₡100.000,
configurado
para cuatro pagos.

Después de esa aplicación,
el préstamo presenta
un saldo pendiente
of ₡75.000.

Paso 7. Aplicar manualmente
una cuota de préstamo

Para registrar el rebajo
of a loan manual,
debes indicar
el monto correspondiente
desde la planilla.

1. Open the spreadsheet
   en la que deseas
   aplicar el rebajo.
2. Locate the option
   Acciones de planilla.
3. Select
   Aplicar préstamo manualmente.
4. The system will display
   los préstamos disponibles
   para su aplicación manual.
5. Select
   el préstamo correspondiente.
6. Ingresa el monto
   que deseas descontar
   en esa planilla.
7. Revisa el saldo restante
   que calcula el sistema
   según el monto ingresado.
8. Cuando la información
   sea correcta,
   presiona
   Save.

En el tutorial,
se registra manualmente
una cuota de
₡18.000.

El sistema actualiza
la información del préstamo
en función del monto
que se está aplicando.

Paso 8. Comprender los rebajos
cuando dos préstamos
utilizan el mismo ítem

Es posible que
un colaborador tenga
dos préstamos registrados
que utilicen el mismo
deduction item.

En el ejemplo del tutorial,
se utilizan:

• Un préstamo fijo
  con una cuota de
  ₡25.000.
• Un préstamo manual
  con una cuota aplicada
  of ₡18.000.

Como ambos utilizan
el mismo ítem,
el sistema presenta
el rebajo combinado
on the spreadsheet.

Aunque la planilla
muestre un importe
combinado de ₡43.000
bajo el mismo ítem,
el sistema conserva
el detalle de la cuota
aplicada a cada préstamo.

Por eso, es posible
identificar qué parte
del rebajo corresponde
al préstamo fijo
y cuál al préstamo manual.

Paso 9. Consultar el historial
y los saldos of a loan

Desde el módulo
Loans,
puedes consultar
los movimientos realizados
sobre a registered loan.

1. Enter again
   a Loans.
2. Localiza el préstamo
   que deseas revisar.
3. Select the option
   View.
4. Check the detail
   de las cuotas
   que ya fueron aplicadas.

La vista del préstamo
permite consultar
information such as:

• La fecha del movimiento.
• El período o planilla
  en que se realizó
  el rebajo.
• El monto aplicado.
• El saldo anterior
  a la aplicación.
• El saldo después
  de aplicar la cuota.
• La fecha de registro
  del movimiento.

Este detalle está disponible
para consultar las aplicaciones
registradas de los préstamos,
tanto de cuota fija
como manuales,
según se demuestra
en el tutorial.

Important recommendations

• Verifica que el préstamo
  esté registrado
  para el colaborador correcto.
• Confirma el monto total
  before saving
  el préstamo.
• Utiliza ítems
  classified as
  Deduction
  y de tipo
  Value.
• Revisa la start date
  y la number of installments
  de los préstamos fijos.
• Recuerda que los préstamos
  manuales requieren
  indicar el monto del rebajo
  cuando se aplican
  a una planilla.
• Antes de procesar
  la planilla,
  revisa las deducciones
  and its amounts.
• Si dos préstamos
  utilizan el mismo ítem,
  verifica el detalle
  individual de las cuotas.
• Comprueba los saldos
  pendientes después
  de aplicar cada pago.
• Before deleting
  o cancelar un préstamo,
  revisa su historial
  y los rebajos
  realizados anteriormente.

Do you need additional help?

If you have questions about
el registro de préstamos,
la configuración de cuotas,
la aplicación de deducciones
o la revisión de saldos,
puedes comunicarte
con nuestro equipo
of technical support
of Mondragón & Associates.