Crear asiento contable y enviar a QBooks

¿Qué aprenderás?

• Preparar una planilla para su consolidación.
• Verificar las cuentas contables de los ítems.
• Consolidar una planilla correctamente.
• Identificar errores de configuración contable.
• Consultar el asiento contable generado.
• Comprobar que el Debe y el Haber estén cuadrados.
• Descargar el asiento contable en Excel.
• Enviar el asiento a QuickBooks Online.
• Actualizar un asiento después de corregir una planilla.

Antes de comenzar

Ingresa a Planillas Plus
con un usuario que tenga los permisos
necesarios para administrar planillas,
generar asientos contables
y utilizar la integración con QuickBooks.

Antes de realizar el procedimiento,
comprueba los siguientes requisitos:

• La planilla que deseas consolidar
  debe estar registrada en Planillas Plus.
• Los ítems utilizados en esa planilla
  deben tener correctamente relacionadas
  sus cuentas contables.
• La empresa debe contar con la conexión
  correspondiente a
  QuickBooks Online
  para poder enviar el asiento directamente.
• Debes revisar los importes
  y los movimientos de la planilla
  antes de consolidarla.

Paso 1. Ingresar al módulo de Planillas

1. Desde el menú lateral izquierdo,
   selecciona Planillas.
2. Localiza la planilla para la cual
   necesitas generar el asiento contable.
3. Comprueba que sea la planilla correcta
   y revisa la información registrada.
4. En el lado derecho del listado,
   ubica la columna
   Consolidar.

Esta columna contiene la opción
que permite iniciar la consolidación
de la planilla y generar
la información para el asiento contable.

Paso 2. Consolidar la planilla

Una vez identificada la planilla,
puedes iniciar el proceso de consolidación.

1. Ubica la planilla
   que deseas consolidar.
2. En la columna correspondiente,
   selecciona
   Consolidar planilla.
3. El sistema mostrará
   una confirmación para verificar
   que deseas continuar.
4. Selecciona
   Consolidar
   para confirmar la operación.
5. Espera a que Planillas Plus
   complete el proceso.

Cuando la consolidación se realiza
correctamente, el sistema muestra
una confirmación en color verde.

Paso 3. Resolver advertencias
durante la consolidación

En algunos casos, Planillas Plus
puede mostrar una advertencia
que impide completar correctamente
la consolidación.

En la demostración se presenta
un ejemplo relacionado con un ítem
que no tiene una cuenta contable configurada.

¿Cómo corregir un ítem sin cuenta contable?

1. Identifica el nombre del ítem
   que aparece en la advertencia.
2. Desde el menú lateral izquierdo,
   ingresa al módulo
   Ítems.
3. Busca el ítem indicado
   por el sistema.
4. Accede a la opción
   Cuenta contable.
5. Selecciona
   Configurar
   para ese ítem.
6. Asigna la cuenta contable
   que corresponda según
   la naturaleza del movimiento.
7. Guarda la configuración.
8. Regresa al módulo
   Planillas
   e intenta consolidar nuevamente.

Antes de seleccionar la cuenta,
verifica que corresponda al tratamiento
contable del concepto.

Si utilizas la conexión con QuickBooks,
la cuenta debe encontrarse disponible
en el catálogo contable
de Planillas Plus.

Si no aparece, revisa el catálogo
y utiliza la opción
Actualizar catálogo
cuando corresponda.

Paso 4. Consultar el asiento
contable generado

Después de consolidar correctamente
la planilla, podrás consultar
el asiento desde el módulo
correspondiente.

1. En el menú lateral izquierdo,
   ubica la opción
   Asientos contables,
   situada debajo del módulo
   de Planillas en la interfaz
   mostrada en el tutorial.
2. Ingresa al módulo
   Asientos contables.
3. Busca el asiento generado
   para la planilla consolidada.
4. Selecciona
   Visualizar.

¿Cómo se identifica el asiento?

Planillas Plus genera automáticamente
un nombre para el asiento
utilizando como referencia
el nombre de la planilla.

Por ejemplo, si la planilla
se llama
Planilla Prueba,
el asiento puede aparecer
identificado como:

Esto permite relacionar
el asiento contable generado
con la planilla que le dio origen.

Paso 5. Verificar el Debe y el Haber

Al abrir la opción
Visualizar,
el sistema mostrará
el detalle contable del asiento.

En esta pantalla podrás revisar:

• Las cuentas contables utilizadas.
• Los montos registrados
  en el Debe.
• Los montos registrados
  en el Haber.
• Los totales correspondientes
  a ambos lados del asiento.
• El estado de cuadratura
  que presenta el sistema.

¿Qué significa que un asiento
esté cuadrado?

Un asiento contable está cuadrado
cuando la suma de los importes
registrados en el Debe
es igual a la suma
de los importes registrados
en el Haber.

¿Qué sucede si el asiento
está descuadrado?

Si existe una diferencia
entre el Debe y el Haber,
el sistema puede mostrar
una advertencia
de color rojo.

En ese caso:

1. Revisa las cuentas contables
   asociadas a los ítems.
2. Comprueba los importes
   registrados en la planilla.
3. Identifica las diferencias
   entre los totales
   del Debe y del Haber.
4. Corrige la información
   que esté incorrecta.
5. Vuelve a revisar
   el asiento generado.

Paso 6. Descargar el asiento
contable en Excel

Planillas Plus permite
obtener una copia
del asiento contable
en formato Excel.

1. Ingresa al módulo
   Asientos contables.
2. Localiza el asiento
   que deseas consultar.
3. Selecciona la opción
   de descarga en
   Excel.
4. Guarda el archivo
   en la ubicación
   que prefieras.
5. Abre el documento
   para revisar
   su información.

Esta función permite
conservar un respaldo
de la información
del asiento y facilitar
su revisión fuera del sistema.

Paso 7. Enviar el asiento
contable a QuickBooks Online

Cuando hayas verificado
que el asiento tiene
las cuentas e importes correctos,
puedes enviarlo a QuickBooks
mediante la integración.

1. Desde
   Asientos contables,
   localiza el asiento generado.
2. Selecciona la opción
   Enviar asiento QuickBooks.
3. Espera a que el sistema
   procese la solicitud.
4. Comprueba que aparezca
   el mensaje de confirmación
   del envío.
5. Revisa la identificación
   del asiento asociada
   al registro de QuickBooks.

En el tutorial se muestra
un ejemplo en el que
el sistema asigna
una identificación
como AS-005.

Esa identificación corresponde
al ejemplo de la demostración.
La numeración de otros asientos
dependerá de los registros
y de la configuración
utilizada por la empresa.

Paso 8. Comprobar el asiento
en QuickBooks Online

Después del envío,
es recomendable revisar
directamente el asiento
en la empresa de QuickBooks
que se encuentra conectada
con Planillas Plus.

1. Ingresa a
   QuickBooks Online.
2. Comprueba que estés
   trabajando en la empresa
   correcta.
3. Busca el asiento
   utilizando la identificación
   o la información
   que presenta el registro.
4. Abre el asiento contable.
5. Revisa las cuentas
   y sus movimientos
   de débito y crédito.
6. Verifica que los importes
   coincidan con el asiento
   generado en Planillas Plus.

Moneda del asiento

En la demostración
se presenta un asiento
registrado en colones.

El tutorial también menciona
que los asientos pueden
manejarse en dólares,
según la moneda utilizada.

Por eso, antes de dar
por finalizada la revisión,
verifica que la moneda
y los importes reflejados
en QuickBooks correspondan
a la información esperada.

Paso 9. Corregir una planilla
después de consolidarla

Si identificas un error
después de generar
el asiento contable,
Planillas Plus dispone
de una función para
desconsolidar la planilla.

Esto permite realizar
las correcciones necesarias
antes de consolidarla
nuevamente.

1. Ingresa al módulo
   Planillas.
2. Localiza la planilla
   que necesitas corregir.
3. Selecciona
   Desconsolidar.
4. Ingresa a la edición
   de la planilla.
5. Realiza los ajustes
   que correspondan.
6. Guarda la información.
7. Revisa nuevamente
   los movimientos
   y sus importes.
8. Selecciona
   Consolidar planilla
   para generar la información
   corregida.

Después de consolidar
nuevamente la planilla,
debes revisar el asiento
antes de actualizarlo
en QuickBooks.

Paso 10. Actualizar
un asiento enviado a QuickBooks

Cuando el asiento
ya fue enviado a QuickBooks
y posteriormente
se realizaron correcciones
a la planilla,
el tutorial muestra
la opción de actualizarlo.

1. Comprueba que la planilla
   corregida haya sido
   consolidada nuevamente.
2. Ingresa al módulo
   Asientos contables.
3. Localiza el asiento
   asociado a esa planilla.
4. Revisa los nuevos
   importes y cuentas.
5. Selecciona
   Actualizar asiento QuickBooks.
6. Espera la confirmación
   del proceso.
7. Ingresa nuevamente
   a QuickBooks Online.
8. Comprueba que el asiento
   previamente enviado
   refleje los cambios
   realizados.

Resumen del procedimiento

Recomendaciones importantes

• Verifica que la empresa
  de QuickBooks conectada
  sea la correcta.
• Mantén actualizado
  el catálogo de cuentas contables.
• Comprueba las relaciones
  contables de los ítems
  utilizados en cada planilla.
• Revisa las advertencias
  antes de volver a consolidar.
• Verifica que el asiento
  esté cuadrado y que
  las cuentas sean correctas.
• Comprueba que los montos
  correspondan a la planilla
  que estás contabilizando.
• Revisa el asiento
  en QuickBooks después del envío.
• Antes de actualizar
  un asiento existente,
  verifica si el período
  contable ya fue cerrado
  o conciliado.
• Comprueba que las
  actualizaciones
  no generen duplicados.

¿Necesitas ayuda adicional?

Si tienes consultas
sobre la consolidación
de planillas, la configuración
de cuentas contables,
la generación de asientos
o su integración
con QuickBooks Online,
comunícate con nuestro
equipo de soporte técnico
de Mondragón & Asociados.