Importar Productos de inventario Masivamente

¿Qué aprenderás?

• Preparar un archivo Excel con el catálogo de productos y servicios.
• Identificar las columnas necesarias y opcionales.
• Asignar correctamente las cuentas de ingresos, gastos e inventario.
• Configurar la fecha y las existencias iniciales.
• Importar y asociar las columnas del archivo.
• Verificar los productos importados y corregir errores.
• Revisar el valor inicial del inventario.

Paso 1. Preparar el archivo Excel

Crea una hoja con una fila por producto o servicio. En el tutorial se muestran diferentes columnas que pueden utilizarse según el tipo de artículo.

No todas las columnas son obligatorias. La información necesaria depende del tipo de artículo y de las opciones disponibles en la importación.

Paso 2. Utilizar los nombres exactos de QuickBooks

Al completar el Excel, es importante que las cuentas contables y los tipos de artículo coincidan con los nombres que existen en QuickBooks.

1. Ingresa al apartado Productos y servicios.
2. Abre la opción para crear un artículo nuevo.
3. Consulta los tipos de artículo disponibles.
4. Revisa los nombres exactos de las cuentas contables.
5. Copia esos nombres al archivo Excel.

Si utilizas subcuentas, asegúrate de conservar la estructura completa del nombre cuando QuickBooks la muestre con la cuenta principal y la secundaria.

Por ejemplo, no sustituyas el nombre real de una cuenta por una descripción aproximada, porque el importador podría no reconocerla.

Paso 3. Revisar la fecha de inicio del inventario

La fecha de inicio de las existencias es especialmente importante cuando se importan productos inventariables.

En el video se explica que, si configuras el inicio del inventario para el 31 de diciembre, podrías tener inconvenientes al intentar registrar transacciones anteriores a esa fecha.

Por ejemplo, si necesitas utilizar un producto desde octubre, revisa que su fecha inicial sea compatible con las transacciones que registrarás.

Paso 4. Importar el archivo

1. Ingresa a QuickBooks Online.
2. Selecciona el ícono de Configuración.
3. Haz clic en Importar datos.
4. Selecciona Productos y servicios.
5. Elige la opción para cargar los datos desde un archivo.
6. Busca el Excel preparado y selecciona Abrir.
7. Espera a que QuickBooks procese el documento.

Paso 5. Asociar las columnas

QuickBooks solicitará relacionar las columnas del Excel con los campos que utiliza el sistema.

Asocia correctamente el nombre, categoría, tipo de artículo, SKU, descripciones, precios, cuentas contables, fechas y cantidades, según los datos incluidos en tu archivo.

Revisa también el formato de fecha seleccionado. En el ejemplo del video se utiliza día, mes y año.

Cuando termines, selecciona Siguiente.

Paso 6. Revisar los artículos antes de guardar

En la vista previa, verifica cuidadosamente cada registro:

• Que los productos inventariables aparezcan como inventario.
• Que los servicios aparezcan como servicios.
• Que las cuentas de ingresos y gastos sean correctas.
• Que los precios y costos correspondan a los importes del Excel.
• Que los indicadores de impuestos incluidos en el precio estén configurados correctamente.
• Que las cantidades iniciales correspondan al tipo de artículo.

En el tutorial se desmarcan las opciones de impuestos incluidos porque los precios de venta y compra del ejemplo no incluyen impuestos.

Si algún dato no se importó correctamente, revisa si la pantalla permite corregirlo antes de continuar.

Los servicios no llevan cantidades de inventario ni cuentas de activo de inventario. Por esta razón, algunos campos pueden aparecer deshabilitados dependiendo del tipo seleccionado.

Paso 7. Guardar y verificar los resultados

1. Revisa todos los productos de la vista previa.
2. Selecciona Guardar o la opción correspondiente para completar la importación.
3. Consulta el mensaje que indica cuántos registros se importaron.
4. Si aparecen errores en rojo, revisa las filas y los campos señalados.
5. Ingresa a Productos y servicios y busca los artículos recién creados.

En el ejemplo se importaron tres registros y QuickBooks confirmó que se guardaron correctamente los tres.

Paso 8. Revisar los códigos y el valor inicial del inventario

Si trabajas con códigos como CAByS en campos habilitados por tu configuración o integración, utiliza el formato Texto en Excel para evitar que se pierdan ceros iniciales o se modifiquen códigos largos.

Después de importar productos inventariables, consulta sus movimientos. Cuando se registran existencias iniciales, QuickBooks puede generar una transacción de Valor inicial de inventario.

Revisa que la cantidad y el costo inicial sean correctos y que la cuenta utilizada para el ajuste inicial corresponda al tratamiento contable de la empresa.

El costo inicial del inventario no debe confundirse con el precio de venta del artículo.