Formatos Especiales: Formato General

¿Qué aprenderás?

• Comprender qué es un formato especial.
• Identificar cuándo utilizar el Formato General.
• Registrar el cliente en Formatos especiales.
• Configurar la condición de pago.
• Crear una factura desde QuickBooks.
• Incorporar los datos adicionales requeridos.
• Verificar el orden de los datos en el XML.
• Consultar el estado de la factura en Facturador Plus.

Antes de comenzar

Ingresa a Facturador Plus
con un usuario que tenga acceso
a la configuración de formatos especiales.

También necesitarás:

• El nombre y la identificación
  del cliente o receptor.
• Los datos adicionales
  que solicita el cliente.
• Conocer el orden en el que
  deben incluirse esos datos.
• Acceso a la empresa de QuickBooks
  desde la que se emitirá la factura.
• La conexión correspondiente
  entre QuickBooks y Facturador Plus.

¿Qué es un formato especial?

Algunos clientes solicitan
que las facturas electrónicas
incluyan información adicional
necesaria para sus procesos
internos de recepción
o administración.

Por ejemplo:

• Número de vendedor:
  identificador asignado para la relación comercial.
• Orden de compra:
  referencia de la compra realizada.
• GLN:
  código de identificación utilizado
  por el cliente cuando corresponda.

Facturador Plus dispone de distintos
formatos especiales para clientes
que requieren estructuras particulares.

Entre los ejemplos mencionados
en el tutorial se encuentran AMPM,
Automercado, Nacional, Grupo G
y PriceSmart.

Cuando se requiere una configuración
que no corresponde a uno de esos
formatos específicos, se puede utilizar
el Formato General,
según las opciones del sistema.

Paso 1. Ingresar a Formatos especiales

1. Abre Facturador Plus.
2. En el menú principal, ingresa a
   Otros procesos.
3. Selecciona
   Formatos especiales.
4. Revisa los formatos disponibles
   y localiza
   Formato General.

Desde esta sección podrás registrar
el cliente al que se aplicará
el formato correspondiente.

Paso 2. Configurar el Formato General

1. Selecciona
   Formato General.
2. Ingresa el nombre del cliente
   al que se le emitirán facturas
   con este formato.
3. Completa la identificación
   correspondiente al cliente.
4. Verifica que los datos coincidan
   con la información registrada
   en QuickBooks.
5. Selecciona la condición
   o método de pago requerido.
6. Revisa la información ingresada.
7. Presiona Guardar.

En el ejemplo del tutorial
se selecciona la condición
Crédito.
Debes utilizar la condición
que corresponda a la operación
y a lo solicitado por el cliente.

Paso 3. Crear la factura en QuickBooks

Después de configurar
el Formato General,
puedes preparar la factura
desde QuickBooks.

1. Ingresa a
   QuickBooks Online.
2. Selecciona + Nuevo
   y después Factura,
   según la interfaz disponible.
3. Busca y selecciona
   el cliente registrado
   en el Formato General.
4. Agrega el producto o servicio
   que deseas facturar.
5. Completa la descripción,
   cantidad y precio.
6. Aplica los impuestos
   que correspondan.
7. Comprueba la información
   antes de guardar.

En la demostración se utiliza
un producto de prueba
y una tarifa de IVA del 13 %.
Debes aplicar la tarifa
que corresponda
a la operación real.

Paso 4. Incorporar los datos adicionales

El cliente puede solicitar
que determinados identificadores
aparezcan en el XML
de la factura electrónica.

En el ejemplo se necesitan
tres datos:

• Número de vendedor.
• Número de orden de compra.
• GLN.

1. Dentro de la factura,
   localiza el espacio utilizado
   para ingresar la información
   adicional del Formato General.
2. Escribe el nombre
   del primer dato,
   seguido de dos puntos
   y su valor.
3. Presiona
   Enter
   para colocar
   el siguiente dato
   en una línea nueva.
4. Repite el procedimiento
   con los demás datos
   requeridos por el cliente.
5. Comprueba que estén
   completos y en el
   orden solicitado.

Paso 5. Guardar y enviar la factura

1. Revisa nuevamente
   el cliente, productos,
   cantidades, importes
   e impuestos.
2. Comprueba que la información
   del formato especial
   esté completa.
3. Selecciona
   Guardar y cerrar
   en QuickBooks.
4. Ingresa a
   Facturador Plus.
5. Abre el apartado
   Ventas.
6. Localiza la factura
   que acabas de crear.
7. Revisa su estado
   de procesamiento
   y el resultado
   de Hacienda.

En la demostración,
la factura pasa
por el estado
Procesando
y posteriormente
aparece como
Aceptado.

La aceptación dependerá
de la validación
del comprobante.
No debe asumirse
que todas las facturas
tendrán ese resultado
automáticamente.

Paso 6. Descargar y revisar el XML

Para confirmar
que los datos adicionales
se incorporaron correctamente,
puedes revisar el XML
de la factura emitida.

1. En Ventas,
   localiza la factura.
2. Abre el menú
   Acciones.
3. Selecciona
   Descargar XML enviado.
4. Abre el archivo descargado
   con una herramienta
   que permita visualizar XML.
5. Busca la información adicional
   incorporada mediante
   el Formato General.
6. Comprueba los nombres,
   valores y el orden
   de los datos.

En el ejemplo,
los datos adicionales
aparecen hacia el final
del XML, en la sección
correspondiente
a los textos adicionales.

Situaciones que debes revisar

El cliente ya está registrado

Revisa el registro existente
en Formatos especiales
antes de intentar crear otro
con los mismos datos.

Los datos no aparecen en el XML

Comprueba que seleccionaste
el cliente correcto,
que tiene asociado
el Formato General
y que ingresaste
la información adicional
en el espacio
correspondiente
de la factura.

Los datos aparecen en otro orden

Revisa el orden
en el que escribiste
los valores
antes de emitir
el comprobante.

Si necesitas modificar
una factura ya emitida,
utiliza el procedimiento
que corresponda
al estado del comprobante;
no asumas que puedes
editar su XML
después de la aceptación.

Recomendaciones importantes

• Confirma con el cliente
  los datos adicionales
  que necesita.
• Verifica el nombre
  y la identificación
  del receptor.
• Comprueba la condición
  de pago correspondiente.
• Mantén el orden
  solicitado
  de los identificadores.
• Utiliza el nombre
  del dato seguido
  de dos puntos
  y su valor.
• Evita caracteres
  adicionales innecesarios.
• Revisa el XML
  de las primeras facturas
  realizadas con
  el Formato General.
• Confirma que la factura
  sea aceptada por Hacienda
  y que cumpla
  los requisitos del cliente.

¿Necesitas ayuda adicional?

Si tienes consultas
sobre los formatos especiales,
la configuración
del Formato General
o la información adicional
de las facturas electrónicas,
comunícate con nuestro equipo
de soporte técnico
de Mondragón & Asociados.