Como subir Gastos a QBO.

¿Qué aprenderás?

• Recibir comprobantes electrónicos de gastos.
• Consultar los gastos registrados.
• Identificar el estado de sincronización con QuickBooks.
• Reintentar la carga de un gasto cuando corresponda.
• Subir manualmente archivos XML.
• Distinguir una factura electrónica del mensaje de Hacienda.
• Reconocer gastos duplicados y otros mensajes frecuentes.
• Verificar que el gasto exista en QuickBooks Online.

Antes de comenzar

Ingresa a Facturador Plus con un usuario
que tenga permisos para consultar y cargar gastos.

Si deseas sincronizar los registros con QuickBooks Online,
verifica que la empresa correspondiente tenga
configurada y autorizada la integración.

También debes contar con el comprobante electrónico
original del proveedor, preferiblemente en formato
XML.

Paso 1. Recibir un gasto mediante correo electrónico

Facturador Plus permite recibir comprobantes de gastos
enviados a la dirección de correo electrónico habilitada
para la recepción de la empresa.

1. Obtén el comprobante electrónico enviado por el proveedor.
2. Comprueba que incluya el XML correspondiente.
3. Identifica la dirección de recepción de gastos configurada para tu empresa en Facturador Plus.
4. Envía el comprobante a esa dirección.
5. Ingresa a Facturador Plus para verificar si el gasto fue recibido y procesado.

Este método permite utilizar la recepción electrónica
sin tener que realizar siempre una carga manual.

Paso 2. Consultar los gastos recibidos

1. Abre Facturador Plus.
2. Ingresa al apartado Gastos.
3. Localiza el comprobante que deseas consultar.
4. Revisa su información y los indicadores de estado.
5. Comprueba si el sistema muestra que el gasto fue sincronizado con QuickBooks.

En la demostración, los gastos incluyen indicadores
visuales que ayudan a identificar su situación.

Si encuentras una X, revisa el mensaje o detalle
del gasto antes de intentar subirlo nuevamente.

Paso 3. Reintentar la sincronización de un gasto

Cuando el comprobante ya existe en Facturador Plus
pero no aparece sincronizado con QuickBooks,
puedes revisar la opción de carga.

1. Ingresa a Gastos.
2. Localiza el comprobante pendiente.
3. Abre Acciones.
4. Selecciona Subir a QuickBooks, cuando esté disponible.
5. Espera el resultado de la operación.
6. Comprueba si cambia el indicador de sincronización.
7. Verifica el comprobante en QuickBooks Online.

Si el sistema muestra un error, no repitas el proceso
indefinidamente: identifica primero la causa.

Paso 4. Identificar el XML correcto del proveedor

Para subir manualmente un gasto,
necesitas seleccionar el archivo XML
que contiene la información del comprobante electrónico.

En el tutorial se comparan dos archivos distintos:

Paso 5. Subir un gasto manualmente

Si dispones del XML original,
puedes utilizar la función de carga manual.

1. En Facturador Plus, abre el menú Gastos.
2. Selecciona Subir gasto.
3. Ubica el área destinada a cargar archivos.
4. Selecciona o arrastra el archivo XML correspondiente.
5. Espera a que el sistema revise la información.
6. Comprueba los mensajes de validación presentados.
7. Cuando el archivo pueda procesarse, selecciona Subir.
8. Regresa al listado de gastos para revisar el resultado.

La posibilidad de continuar depende de las validaciones
realizadas por Facturador Plus sobre el comprobante.

Paso 6. Identificar comprobantes previamente registrados

Si intentas cargar nuevamente un comprobante,
Facturador Plus puede mostrar una advertencia
indicando que su clave ya existe.

Esto puede suceder cuando el documento
ya se encuentra registrado y fue procesado anteriormente.

1. Revisa la clave numérica del comprobante.
2. Busca esa misma clave en el listado de gastos.
3. Comprueba su estado en Facturador Plus.
4. Consulta si existe un registro relacionado en QuickBooks Online.
5. Evita intentar cargar nuevamente el mismo comprobante si ya fue registrado correctamente.

Paso 7. Revisar si el gasto existe en QuickBooks

En ocasiones, un gasto puede existir en QuickBooks,
pero no aparecer con el nombre o referencia
que esperabas.

1. Ingresa a la empresa correspondiente en QuickBooks Online.
2. Busca el gasto utilizando la referencia o número de documento.
3. Comprueba que estés utilizando el consecutivo correcto.
4. Verifica el nombre del proveedor.
5. Revisa si el proveedor está registrado con un nombre diferente.
6. Comprueba la fecha y el importe del gasto.
7. Consulta el detalle del documento para confirmar que corresponde al XML.

El tutorial explica que pueden existir diferencias
entre los nombres utilizados para identificar
a un proveedor o receptor y los registrados
en QuickBooks.

También es conveniente revisar si existen
proveedores duplicados en el catálogo.

Paso 8. Reconocer los tipos de comprobantes

La demostración explica que el proceso de carga
está orientado principalmente a
facturas electrónicas y
notas de crédito electrónicas
de proveedores.

Cuando se intenta subir un archivo que no corresponde
a uno de los tipos admitidos por el flujo mostrado,
el sistema puede presentar una advertencia.

Paso 9. Comprender los estados del gasto

Durante la recepción y sincronización de un gasto,
pueden aparecer diferentes estados.

En la demostración, el objetivo es comprobar
que el comprobante tenga los estados esperados
y que aparezca el indicador de sincronización
satisfactoria con QuickBooks.

Paso 10. Verificar que el gasto se sincronizó

1. Ingresa al listado de Gastos de Facturador Plus.
2. Localiza el comprobante procesado.
3. Revisa su estado y el indicador de QuickBooks.
4. Comprueba que muestre la marca de verificación correspondiente, si así lo presenta tu versión.
5. Ingresa a QuickBooks Online.
6. Busca el documento mediante su proveedor, fecha, importe o referencia.
7. Confirma que esté registrado correctamente y sin duplicaciones.

Situaciones frecuentes que debes revisar

El gasto no aparece en Facturador Plus

Comprueba que se haya enviado el XML correcto
a la dirección de recepción configurada y revisa
si existe algún mensaje de error.

El gasto aparece en Facturador Plus, pero no en QuickBooks

Revisa la conexión con QuickBooks, el indicador
de sincronización, los mensajes del gasto
y la opción para subirlo manualmente.

El sistema indica que el documento ya existe

Consulta la clave del comprobante y comprueba
si ya está registrado antes de intentar repetir el envío.

El comprobante aparece como rechazado

Consulta la respuesta de validación
y confirma si el documento fue rechazado
por Hacienda u otra etapa del proceso.

El proveedor aparece con otro nombre

Comprueba los datos de identificación y revisa
los registros del catálogo de proveedores
antes de crear uno adicional.

Recomendaciones importantes

• Utiliza el XML original del comprobante electrónico.
• Comprueba que la factura corresponda a la empresa receptora.
• Verifica la clave, el consecutivo, el emisor y el importe.
• Evita enviar repetidamente comprobantes que ya están registrados.
• No confundas la aceptación de Hacienda con la sincronización en QuickBooks.
• Revisa los mensajes de error antes de ejecutar un nuevo intento.
• Consulta los proveedores existentes para evitar duplicados.
• Verifica el documento final directamente en QuickBooks Online.

¿Necesitas ayuda adicional?

Si un gasto no aparece o presenta errores de sincronización,
comunícate con nuestro equipo de soporte técnico
de Mondragón & Asociados. Indica qué comprobantes
enviaste y qué mensaje muestra el sistema,
sin compartir contraseñas ni credenciales.