How to create an invoice with the copy invoice function
QUICKBOOKS ONLINE | USER MANUAL
Cómo crear una factura utilizando la función Hacer copia
Aprende a crear una nueva factura utilizando
la información de otra ya registrada, evitando
volver a introducir todos los productos,
cantidades y precios.
What will you learn?
- Buscar una factura existente.
- Utilizar la función Hacer copia.
- Actualizar la fecha y la numeración.
- Eliminar referencias antiguas de la factura original.
- Comprobar productos, importes y documentos adjuntos.
- Verificar la emisión electrónica en Facturador Plus.
Before starting
Log in to QuickBooks Online
y localiza la factura que utilizarás como base.
Este procedimiento permite crear una factura nueva
con datos similares a una factura anterior.
No modifica ni anula automáticamente el documento original.
Important
Si necesitas anular una factura electrónica ya aceptada,
debes seguir el procedimiento correspondiente de nota
de crédito. La función Hacer copia no anula la factura anterior.
Paso 1. Buscar la factura que deseas copiar
- Log in to QuickBooks Online.
- Abre el listado de facturas o ventas.
- Busca la factura que utilizarás como referencia.
- Comprueba que corresponda al cliente y a los conceptos deseados.
- Select Ver/Editar.
Se abrirá el detalle de la factura original.
Paso 2. Utilizar la opción Hacer copia
- Desde la factura, ubica las opciones inferiores.
- Select Más acciones.
- Click on Hacer copia.
- Espera a que QuickBooks genere una copia editable.
El sistema conservará parte de la información
de la factura utilizada como referencia.
La nueva factura todavía debe revisarse
antes de guardarse.
Paso 3. Actualizar el número de factura
Una factura copiada puede conservar la numeración
o las referencias de la factura original.
Por eso es fundamental revisarlas.
- Localiza el campo de número de factura.
- Comprueba si conserva el número del documento original.
- Si aparece una referencia como FE seguida de números, revisa su contenido.
- Utiliza la numeración nueva que corresponda a la secuencia configurada en tu empresa.
- Evita reutilizar el consecutivo de la factura anterior.
Numeración de la factura
En la demostración se elimina el prefijo heredado
y se ajusta el número del documento.
El número final debe corresponder a la secuencia
de facturación que maneja tu empresa y la integración.
Paso 4. Modificar la fecha de la factura
- Busca el campo Fecha de factura.
- Comprueba la fecha que se copió del documento anterior.
- Ingresa la fecha real de emisión del nuevo documento.
- Revisa también las demás fechas que pueda presentar la factura.
En el tutorial se cambia la fecha anterior
por la fecha de la nueva emisión.
Paso 5. Eliminar información heredada
Antes de guardar, revisa si la factura copiada
incluye datos que pertenecen al comprobante anterior.
Presta especial atención a:
- Claves de comprobantes electrónicos anteriores.
- Consecutivos anteriores.
- Referencias de la factura original.
- Tipos de cambio que ya no corresponden.
- Notas o textos con información antigua.
- Archivos adjuntos asociados al documento anterior.
- Revisa cada campo de la factura copiada.
- Elimina las referencias que no correspondan al nuevo documento.
- Actualiza los datos que hayan cambiado.
- Quita los adjuntos antiguos que no deban formar parte de la nueva factura.
- Comprueba nuevamente la información.
Evita información incorrecta en el PDF
Si conservas referencias de la factura anterior,
el nuevo documento podría mostrar un consecutivo,
clave o fecha que no corresponde a la emisión actual.
Paso 6. Revisar los productos y montos
Una de las ventajas de Hacer copia es que permite
conservar los conceptos de la factura original.
- Comprueba el nombre del cliente.
- Revisa los productos o servicios incluidos.
- Confirma las descripciones.
- Verifica las cantidades.
- Revisa los precios.
- Comprueba los descuentos e impuestos aplicados.
- Confirma el total de la nueva factura.
Aunque QuickBooks copie los datos, no significa
que todos sigan siendo correctos para la nueva operación.
Paso 7. Guardar la nueva factura
- Comprueba que el consecutivo sea el correcto.
- Verifica la fecha de emisión.
- Confirma que no existan referencias antiguas.
- Revisa productos, montos e impuestos.
- Select Save and close.
El tutorial recomienda Save and close
para evitar enviar al cliente una comunicación
preliminar o no deseada.
Comprueba la configuración de envío automático
de tu empresa antes de guardar.
Paso 8. Verificar la factura en Invoicer Plus
- Log in to Invoicer Plus.
- Select the company corresponding.
- Open Sales.
- Busca la factura recién creada.
- Consulta su estado de envío a Hacienda.
- Si aparece como aceptada, verifica el documento y sus datos.
- Si aparece un error o rechazo, abre el detalle correspondiente.
- Aplica la corrección procedente y utiliza el reprocesamiento únicamente cuando corresponda.
Expected result
La nueva factura debe aparecer como un documento distinto
de la factura original, con la numeración y los datos
actualizados, y con el estado electrónico correspondiente.
Important recommendations
- No confundas copiar una factura con anularla.
- Verifica el consecutivo y la fecha antes de guardar.
- Elimina referencias electrónicas que pertenezcan a la factura anterior.
- Revisa los archivos adjuntos.
- Comprueba cantidades, precios e impuestos.
- Evita enviar borradores innecesarios al cliente.
- Consulta el estado final en Facturador Plus.
Result of the procedure
Al finalizar, habrás creado una nueva factura
utilizando la información de otra factura,
sin necesidad de registrar nuevamente todos
sus productos y servicios.
Do you need additional help?
Si tienes consultas sobre la copia de facturas,
su numeración o la integración con Facturador Plus,
contact our technical support team
of Mondragón & Associates.
